Ríkisútvarpið ohf., Efstaleiti 1, 103 Reykjavík („RÚV“) hefur einsett sér að tryggja í hvívetna áreiðanleika, trúnað og öryggi allra persónuupplýsinga sem unnið er með á vegum þess.

Hjá RÚV er unnið með persónuupplýsingar í tengslum við fréttaþjónustu og dagskrárgerð. Unnið er með persónuupplýsingar starfsfólks og umsækjenda um störf. Auk þess er unnið með tengiliðaupplýsingar samstarfsaðila, birgja og viðskiptavina RÚV og vissar upplýsingar um notendur vefsíðu og smáforrita RÚV.

Í stefnu þessari er því lýst hvernig RÚV vinnur með persónuupplýsingar. Um vinnslu á persónuupplýsingum starfsfólks er þó fjallað í sérstakri persónuverndarstefnu.

Öll vinnsla RÚV á persónuupplýsingum fer fram á grundvelli laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“). Lögin eiga þó aðeins að takmörkuðu leyti við um þá vinnslu sem fer fram í þágu fréttamennsku og bókmenntalegrar eða listrænnar starfsemi RÚV.

Ef þú hefur spurningar varðandi stefnu þessa eða vinnslu RÚV á persónuupplýsingum er þér bent á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa RÚV, sbr. 6. gr. í stefnunni.

1. Persónuupplýsingar og grundvöllur vinnslu

1.1 Fréttaflutningur og dagskrárgerð

RÚV er útvarp allra landsmanna og meginmarkmið þess er að upplýsa, fræða og skemmta. Þetta þríþætta hlutverk kemur fram í áherslum í fréttum, menningarefni og afþreyingu í útvarpi, sjónvarpi og öðrum miðlum RÚV.

Unnið er með umtalsvert magn persónuupplýsinga í tengslum við fréttaflutning og dagskrárgerð, þar á meðal persónuupplýsingar viðmælenda, heimildarmanna og þeirra einstaklinga sem eru viðfangsefni fréttaflutnings hverju sinni.

RÚV leggur áherslu á að unnið sé með slíkar upplýsingar í samræmi við meginreglur persónuverndarlaga. Þannig er gætt að áreiðanleika upplýsinganna, sanngirni er gætt við vinnslu og ekki er unnið með meiri upplýsingar en þörf er á.

1.2 Samstarfsaðilar, viðskiptavinir og birgjar

RÚV vinnur með tengiliðaupplýsingar samstarfsaðila, viðskiptavina (s.s. auglýsenda) og birgja sem og tengiliðaupplýsingar forsvarsmanna slíkra aðila. Þá er jafnframt haldið utan um samskiptasögu. Vinnsla þessi er nauðsynleg á grundvelli samnings RÚV við umrædda aðila.

1.3 Húsnæði RÚV

Öllum gestum sem koma í húsnæði RÚV ber að skrá sig inn með því að gefa upp nafn sitt auk þess sem valkvætt er að gefa upp símanúmer og/eða vinnustað. Með þessar upplýsingar er unnið á grundvelli lögmætra hagsmuna RÚV en mikilvægt er að geta tryggt yfirsýn yfir þá aðila sem eru í húsinu hverju sinni í öryggis- og eignavörsluskyni.

Í húsnæði RÚV fer fram rafrænt myndavélaeftirlit, þar á meðal við innganga. Þau svæði sem eru vöktuð eru sérstaklega merkt.

Vöktunin fer fram á grundvelli lögmætra hagsmuna RÚV í eigna- og öryggisvörsluskyni og fylgir reglum Persónuverndar nr. 50/2023 um rafræna vöktun. Ábyrgðaraðili vöktunarinnar er RÚV. Upptökurnar eru varðveittar í 30 daga. Takmarkaður aðgangur er að upptökunum og RÚV miðlar aðeins í undantekningartilvikum efni því sem safnast með vöktuninni, s.s. til lögreglu.

Frekari upplýsingar um réttindi einstaklinga í tengslum við myndavélavöktunina má nálgast hjá gæða- og upplýsingaöryggisstjóra RÚV, oryggisstjori@ruv.is, eða persónuverndarfulltrúa, personuvernd@ruv.is.

Í stúdíó Rásar 2 fer einnig fram rafræn vöktun á grundvelli lögmætra hagsmuna RÚV í tilgangi fjölmiðlunar. Valdar upptökur eru birtar á samfélagsmiðlum RÚV. Takmarkaður aðgangur er að upptökunum sem varðveittar eru í 7 daga.

1.4 Vefsíða og smáforrit RÚV

Fótspor og vefgreining á vefsíðu

Svokölluð fótspor eða vefkökur (e. cookies) eru notaðar til að telja heimsóknir á vefinn. Það er stefna RÚV að nota fótspor sparlega og með ábyrgum hætti. Notendur geta stillt vafra sína þannig að þeir láti vita af fótsporum eða hafni þeim með öllu.

RÚV notar vefmælingar á vefsíðu sinni. Við hverja komu eru nokkur atriði skráð, svo sem tími og dagsetning, leitarorð, frá hvaða vef er komið og gerð vafra og stýrikerfis. Þessar upplýsingar notar RÚV við endurbætur á vefnum og þróun hans og eru þær ópersónugreinanlegar.

Í vefkökuborða má finna nánari upplýsingar um þau fótspor sem RÚV notast við á vefsíðu sinni.

Smáforrit RÚV

Í smáforritum RÚV er upplýsingum almennt safnað um IP tölur notenda til að þjónustan sé virk. Þá er tölulegum upplýsingum safnað um spilun á efni í smáforritum og upplýsingum um villur við spilun á efni, að undanskildu KrakkaRÚV smáforritinu sem ætlað er börnum. Upplýsingar um spilun og villur eru þó ópersónugreinanlegar og tímabundnar.

RÚV – stjörnur er kosninga-smáforrit þar sem notendur geta sagt sína skoðun varðandi ýmsa viðburði. Við notkun á RÚV – stjörnur er haldið utan um einkvæmt auðkenni notanda. Velji notandi að greiða atkvæði í gegnum smáforritið safnar RÚV upplýsingum um dagsetningu og atkvæði notanda. Upplýsingarnar eru varðveittar í 30 daga. Eftir atvikum kemur smáforritið á tengingu við annað hvort Google Play aðgang notanda eða Apple App store til þess að liðka um fyrir greiðslu. Vinnsla þessi fer fram á grundvelli samnings.

Ábendingar og erindi í gegnum vefsíðu RÚV

Á vefsíðu RÚV er hægt að koma að ábendingum og athugasemdum til starfsfólks og einstakra deilda. RÚV óskar eftir nafni og netfangi þeirra sem vilja koma slíkum ábendingum og athugasemdum á framfæri svo hægt sé svara erindinu. Vinnslan fer því fram á grundvelli lögmætra hagsmuna RÚV. RÚV hefur sett reglur um meðferð athugasemda og kvartana, með stoð í 13. gr. laga nr. 23/2013 um Ríkisútvarpið, fjölmiðil í almannaþágu.

Notendur Spilara RÚV

Í Spilara RÚV geta notendur auðkennt sig til þess að fá aðgengi að dagskrárvörðu efni óháð staðsetningu, sem ella væri bara aðgengilegt þeim sem staðsettir eru á Íslandi.

Auðkenning fer fram með rafrænum skilríkjum og því er unnið með upplýsingar um kennitölu, nafn og símanúmer viðkomandi.

Vinnsla þessi fer fram á grundvelli samnings. Upplýsingar um auðkenningu eru vistaðar í vafra notanda.

Notendur RÚV Orð

RÚV Orð er þjónusta sem gerir notendum kleift að læra íslensku um leið og horft er á sjónvarpsefni frá RÚV. Hægt er að stofna notendaaðgang eða nota RÚV Orð án innskráningar.

Kjósi notandi að stofna notendaaðgang eru eftirfarandi upplýsingar varðveittar og tengdar notendaaðgangi hans:

• móðurmál
• námstungumál
• tungumálafærni, þ.á m. upplýsingar um árangur úr verkefnum þjónustunnar
• netfang
• notendanafn

Persónugreinanlegar upplýsingar sem eingöngu eru varðveittar staðbundið hjá notenda eru yfirlit yfir áhorf dagskrárefnis og uppáhalds dagskrárefni.

Vinnsla þessi fer fram á grundvelli samnings. Skráðir notendur geta hvenær sem er farið í stillingar forritsins og eytt upplýsingum.

Mitt RÚV – notendaaðgangur

Á vefsíðu RÚV er hægt að skrá sig inn á Mitt RÚV og senda inn umsóknir og pantanir. Til þess að stofna notendaaðgang að Mínu RÚV er stuðst við auðkenningu með rafrænum skilríkjum. Við stofnun notendaaðgangs vistast nafn, kennitala, símanúmer, netfang og heimilisfang á notandasíðu viðkomandi. Vinnsla þessi fer fram á grundvelli samnings.

Notendaaðgangi að Mínu RÚV verður ekki eytt nema óskað sé sérstaklega eftir því.

Þegar notandi sendir inn umsóknir, pantanir eða gögn í gegnum notendaaðgang sinn í Mínu RÚV, er efni þeirra umsókna eða pantana, ásamt fylgigögnum, notað til þess að afgreiða viðkomandi pöntun eða vinna úr viðkomandi umsókn.

Gögn sem hafa verið send inn í gegnum notendaaðganginn eru undanskilin eyðingu þar sem RÚV er óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn nema með heimild þjóðskjalavarðar.

Þegar lög eru send í keppni, t.d. Söngvakeppnina eða Jólalagakeppni Rásar 2, er valkvætt að skrá kennitölu laga- og textahöfunda.

Í tengslum við aðrar umsóknir, t.d. í Tónskáldasjóð, er einnig unnið með það efni sem umsækjendur kjósa að afhenda með umsókn sinni.

Í tilkynningum um dánarfregnir og jarðarfarir er þörf á að tiltaka nafn þess látna.

Vinnsla þessi fer almennt fram á grundvelli samnings eða beiðni um að gera samning

1.5 Umsækjendur um störf hjá RÚV

RÚV vinnur með ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað fyrir mismunandi störf og því getur vinnsla og söfnun farið eftir eðli starfs.

Í tengslum við öll störf vinnur RÚV með grunn- og tengiliðaupplýsingar umsækjenda s.s. nafn, kennitölu, netfang og símanúmer. Þá vinnur RÚV með upplýsingar um menntun og starfsreynslu, tungumála- og tölvukunnáttu auk annarra upplýsinga sem umsækjendur velja að afhenda með umsókn sinni.

Í tengslum við ákveðin störf, þar á meðal stöðu fréttamanna, vinnur RÚV jafnframt með úrlausnir prófa sem lögð hafa verið fyrir umsækjanda í umsóknarferlinu. Komist umsækjandi áfram í viðtal vinnur RÚV með þær upplýsingar sem fram koma um umsækjanda í því viðtali og eftir atvikum frá umsagnaraðilum.

Þá kann RÚV að gera þá kröfu að umsækjendur sem fá boð um starf hjá RÚV skili inn afriti af sakavottorði. Slík vinnsla byggir þá á lögmætum hagsmunum RÚV, til að tryggja öryggi á vinnustað.

Að meginstefnu aflar RÚV persónuupplýsinga beint frá umsækjendum ef frá eru taldar upplýsingar frá umsagnaraðilum.

Vinnsla persónuupplýsinga umsækjenda er nauðsynleg svo RÚV geti lagt mat á umsókn og valið hæfasta umsækjandann til að gegna viðkomandi starfi. Vinnslan er nauðsynleg til að hægt sé að gera ráðstafanir að beiðni umsækjanda áður en samningur er gerður.

Sérstök athygli er vakin á því að RÚV ber lagaskylda til að varðveita umsóknir umsækjenda og afhenda Þjóðskjalasafni, sbr. 4. gr. í þessari stefnu.

2. Miðlun til þriðju aðila

RÚV kann að veita þriðju aðilum, sem veita RÚV upplýsingatækniþjónustu og/eða aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri RÚV, aðgang að persónuupplýsingum þeim sem unnið er með, s.s. hýsingaraðila og þjónustuveitanda, s.s. vegna auðkenningarþjónustu.

Þessir aðilar kunna að vera staðsettir utan Íslands. RÚV miðlar þó ekki persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykkis viðkomandi einstaklings eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.

Komi til innheimtuaðgerða vegna kröfu RÚV getur jafnframt þurft að miðla persónuupplýsingum til innheimtuaðila.

Persónuupplýsingar kunna jafnframt að vera afhentar þriðja aðila að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði.

Á grundvelli lagaskyldu er RÚV þannig t.a.m. skylt að skila upplýsingum til Þjóðskjalasafns, sbr. 4. gr. í stefnu þessari.

3. Hvernig er öryggi upplýsinganna tryggt?

RÚV leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Dæmi um öryggisráðstafanir sem RÚV grípur til eru aðgangsstýringar í kerfum félagsins.

Þá stuðlar RÚV að virkri öryggisvitund starfsfólks með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga.

4. Varðveisla á persónuupplýsingum

Þar sem RÚV er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er því óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna nema með heimild þjóðskjalavarðar.

Almennt eru því þær persónuupplýsingar sem RÚV vinnur afhentar Þjóðskjalasafni samkvæmt reglum þar um.

5. Réttindi einstaklinga hvað varðar þær persónuupplýsingar sem RÚV vinnur

Á grundvelli persónuverndarlaga kunna þeir einstaklingar sem RÚV vinnur persónuupplýsingar um að eiga ákveðin réttindi til aðgangs og eftir atvikum til afrits af þeim persónuupplýsingum. Við ákveðnar aðstæður hafa viðkomandi aðilar jafnframt rétt til að óska eftir því að persónuupplýsingum þeirra verði eytt, upplýsingarnar leiðréttar eða vinnsla þeirra takmörkuð. Þá kann jafnframt að vera til staðar réttur til að fá afrit af upplýsingum sem viðkomandi hefur sent RÚV á tölvutæku formi og eftir atvikum að RÚV sendi þær upplýsingar til þriðja aðila.

Þessi réttindi eru þó ekki fortakslaus. Réttindin eiga þannig ekki við um þá vinnslu er tengist fréttamennsku og bókmenntalegri eða listrænni starfsemi RÚV. Þá hvílir sú lagaskylda á RÚV að varðveita persónuupplýsingar á grundvelli laga um opinber skjalasöfn. Sú skylda gerir það að verkum að í mörgum tilvikum er RÚV ómögulegt að verða við eyðingarbeiðni. Þá kunna önnur lög eða réttindi þriðja aðila að takmarka rétt þeirra einstaklinga sem óska eftir að nýta umrædd réttindi.

Í þeim tilvikum sem vinnsla RÚV byggist á samþykki getur sá sem samþykkið veitti alltaf afturkallað það.

Hverjum sem vill nýta sér ofangreind réttindi er bent á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa RÚV, sbr. 6. gr. í stefnu þessari.

6. Persónuverndarfulltrúi RÚV

Persónuverndarfulltrúi RÚV er Áslaug Björgvinsdóttir lögmaður. Hægt er að hafa samband við hana með því að senda tölvupóst á netfangið personuvernd[hja]ruv.is eða hafa samband í síma 5400300.

Persónuverndarfulltrúi tekur á móti fyrirspurnum og beiðnum frá þeim einstaklingum sem verið er að vinna með upplýsingar um auk þess að ráðleggja RÚV um vinnslu persónuupplýsinga og gegna því hlutverki að vera tengiliður við Persónuvernd.

7. Réttur til að kvarta til Persónuverndar

Komi upp óánægja með vinnslu RÚV á persónuupplýsingum er hægt að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

8. Endurskoðun

RÚV getur breytt persónuverndarstefnu sinni í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig unnið er með persónuupplýsingar.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á vefsíðu RÚV.

Birt á ruv.is 17. september 2024